秘書的工作細節how to do - 面試

※ 引述《peylong3910 (peylong)》之銘言：
: 這兩天我去應徵一間環境工程的秘書一職
: 面試的是公司裡的副總
: 副總跟我說 秘書 主要是處理董事長跟總經理交付的事務
: 還需要維護會議紀錄 組織章程 還有人事的部分
: 其中會需要 :訂機票 訂高鐵票 提醒董事長行程 或者是追蹤進度...等等
: 雖然我工作已經有兩三年了 但是我的工作環境都沒有秘書這一職
: 唯有對秘書的印象 就只從電視上得知的
: 當然我也爬過文了 無論是ptt 還是知識家
: 我比較想知道的是 工作上的"眉眉角角"
: EX:
: 1.定高鐵票 或機票的流程 是從網路還是旅行社

如推文，問問前人怎麼做的。
像我這邊老闆會說高鐵票不用事先訂，他去車站才買。
不過備好時刻表，老闆要時隨時問隨時都能應付。

個人經驗：我自己的iphone第一頁一定有放時刻表。

機票的話我們是找旅行社。
如果需要幫忙查時刻表的話，可以在工作時看看老闆大多搭哪幾家，
把那幾家的首頁先加到我的最愛。
老闆說要妳幫忙訂票時，也可以找同樣時段／行程的幾個給他挑選。

如果都不用的話，那就直接找旅行社幫忙。

個人經驗：老闆有時候出差行程變化很大，今天是A時段明天可能B時段。
　　　　　所以準備好各時段給他挑比較不會讓他一直指示，造成時間成本的浪費。

另外我有訂機票一定會用EXCEL表記錄。

: 2.提醒行程是要提前多久講

看是什麼樣的行程？

個人經驗：我老闆的話，他自己行程常常是很突然的，部份其實我也掌握不太到。
但他有跟我說的，大概是抓前一天，或是該行程的一～二小時前提醒。

: 3.追蹤董事長要的事情進度 要作到甚麼程度

這個可能要等妳上任時才會知道@@
因為每個老闆會放給秘書的情報程度都不大一樣。

而且對上哪個主管、哪個部門、哪些情報，納期也都不大相同。
看事辦事。

: 4.如果有不懂的地方 ( 無論是工作流程還是細節 )要問誰?
: 因為秘書對上 直接就是董事長了 又沒有其他的秘書 那還可以問誰?
: 我總不能直接問董事長工作的東西 不然他聘我幹嘛
: 我也不方便直接問董事長: 你喜歡什麼? 嗜好什麼吧
: "可以的話 請各位當作秘書的大大 教教菜鳥秘書 "
: "實際上要怎麼處理 有沒有實例跟解決方法 謝謝 "

其實這個問題妳可以先問問副總，因為是他面試妳的。
順便打聽一下董事長的脾氣、習慣什麼的。
不過我想副總也很忙，所以就請他給妳個大方向。
剩下的可能要在工作過程中靠妳自己摸索，畢竟工作默契也需要時間培養。

再來是妳是第一個秘書嗎？
還是公司內有其它秘書呢？

如果有前任的人，這些在交接時都可以問，不要怕。
因為接下來是妳要做的事，能多問就多問。

如果有其它秘書，就再請教她們。

真的必要時，直接去問董事長其實也沒什麼不好。
至少可以嘗試問一次。
了解一下董事長對這些問題的反應。

久了妳自然就會了解他的喜好和個性。

一點小小的經驗，希望能幫上妳的忙。

加油^^

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