秘書要做到甚麼程度，基本上要取決於老闆
有的老闆希望你大小事都幫他打點
行程時間快到要打電話提醒他
有的老闆自己控制力很好
你只要基本該做到的沒漏掉就好
以我而言，因為我老闆真的太忙，行程太多
所以我每天都會給他一份當周行程表
除了印出來還要mail給他，他忘記用手機收個信就知道
(當然另一個作用是讓老闆娘知道老闆此時在哪裡)
當然重要會議前我還是要簡訊或電話提醒
當周行程大概就是日期/星期、時間、行程、地點
比如
8/16 二 13:30~15:00 XX會報 A大樓第O會議室
這樣紀錄有個好處是
突然有時候有其他重要事情找老闆
其他主管或是更上面的大人問了才回答得出來
還可以看會議重要程度決定要不要打斷老闆
安排行程時你可以用行事曆軟體，這樣行程有沒有衝突就一目了然
至於機票
通常我老闆一開始都只說他某天要出國
所以我就要接著追問他打算搭啥時的班機
早上中午還是下午晚上
然後請旅行社列出所有那時段內的班次給他選(我老闆比較龜毛)
他選好開票後，我也會寫在行程上
比如
8/16 二 18:00 AB-1234班機往美國
8/22 一 15:00 CD-5678班機抵台
再來，關於婚喪喜慶
收到紅白帖，我的作法是直接問老闆
他要出席的才寫在行程上
他不出席的要問他是不是送花籃致意(我老闆還會看人決定花籃價位咧)
然後行程上我也會註明
比如
8/16 二 14:00 XX主管母親告別式(花籃致意) 第二殯儀館OO廳
或是
8/16 二 14:00 XX主管母親告別式 第二殯儀館OO廳
或是
8/17 三 18:30 XXX之子婚宴(需致詞) OO飯店XX廳
如果你還要替老闆撰寫一些文件或是要替他經手甚麼重要的公文
草稿寫完就請他過目，務必確認他肯定不會再修改
你再替他修改列印請他簽名
還有就是
假設主管剛好在辦公室
有訪客來時，不管有沒有約好都請他們先稍待
先去問一下主管現在是否有空已可見訪客，再請他們進去
如果是沒約好的，那更要問清楚是甚麼事要見主管
問主管是否想見這訪客，要給訪客多少時間
假設主管說半小時，那大概過25分鐘就要去敲門
掰個藉口說他要去哪裡開會問他是否要出發
如果主管有興趣繼續談就會說他知道了
就可以繼續做自己的事
如果主管正好想結束就會自己順勢處理
(以上純粹是我老闆個人的要求，不一定每位主管都會這樣)
當然要記得泡茶啦
至於主管的人際關係、他的行為模式
做久了就會摸熟了
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