秘書的工作細節how to do - 職場

秘書要做到甚麼程度，基本上要取決於老闆

有的老闆希望你大小事都幫他打點

行程時間快到要打電話提醒他

有的老闆自己控制力很好

你只要基本該做到的沒漏掉就好

以我而言，因為我老闆真的太忙，行程太多

所以我每天都會給他一份當周行程表

除了印出來還要mail給他，他忘記用手機收個信就知道

(當然另一個作用是讓老闆娘知道老闆此時在哪裡)

當然重要會議前我還是要簡訊或電話提醒


當周行程大概就是日期/星期、時間、行程、地點

比如

8/16 二 13:30~15:00 XX會報 A大樓第O會議室

這樣紀錄有個好處是

突然有時候有其他重要事情找老闆

其他主管或是更上面的大人問了才回答得出來

還可以看會議重要程度決定要不要打斷老闆

安排行程時你可以用行事曆軟體，這樣行程有沒有衝突就一目了然

至於機票

通常我老闆一開始都只說他某天要出國

所以我就要接著追問他打算搭啥時的班機

早上中午還是下午晚上

然後請旅行社列出所有那時段內的班次給他選(我老闆比較龜毛)

他選好開票後，我也會寫在行程上

比如

8/16 二 18:00 AB-1234班機往美國

8/22 一 15:00 CD-5678班機抵台

再來，關於婚喪喜慶

收到紅白帖，我的作法是直接問老闆

他要出席的才寫在行程上

他不出席的要問他是不是送花籃致意(我老闆還會看人決定花籃價位咧)

然後行程上我也會註明

比如

8/16 二 14:00 XX主管母親告別式(花籃致意) 第二殯儀館OO廳

或是

8/16 二 14:00 XX主管母親告別式 第二殯儀館OO廳

或是

8/17 三 18:30 XXX之子婚宴(需致詞) OO飯店XX廳


如果你還要替老闆撰寫一些文件或是要替他經手甚麼重要的公文

草稿寫完就請他過目，務必確認他肯定不會再修改

你再替他修改列印請他簽名


還有就是

假設主管剛好在辦公室

有訪客來時，不管有沒有約好都請他們先稍待

先去問一下主管現在是否有空已可見訪客，再請他們進去

如果是沒約好的，那更要問清楚是甚麼事要見主管

問主管是否想見這訪客，要給訪客多少時間

假設主管說半小時，那大概過25分鐘就要去敲門

掰個藉口說他要去哪裡開會問他是否要出發

如果主管有興趣繼續談就會說他知道了

就可以繼續做自己的事

如果主管正好想結束就會自己順勢處理

(以上純粹是我老闆個人的要求，不一定每位主管都會這樣)

當然要記得泡茶啦

至於主管的人際關係、他的行為模式

做久了就會摸熟了



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