行政助理該做什麼? - 加班

在ptt上潛水許久
看到這篇忍不住手癢回應一下
文有點長
如果美國時間不是很多的話可能直接跳過比較好

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小弟我大學中文系畢業
做行政工作4年多了
由於是非營利機構
所以應該有很多面向跟一般的公司不同
(但其實這是我的第二個工作 前一個是做了三個月的業務 所以看法不見得正確)
不過還是跟大家分享一下

先說我的工作
一開始我是行政助理(前一個助理在我來之前的好幾個月就離職了 所以沒有交接這回事)
因為那時機構規模還小 員工也就六七人 所以很多行政工作是分散給所有人
我到職後 就開始把這些工作集中到我身上
為了讓工作合理化 所以職稱從行政助理變成了助理兼總務
簡單說 除了「專業服務」和「財務」以外的所有工作都屬於我的範圍
具體一點說 行政庶務—這東西可大可小 但大概不屬於其他人的或主管不想做的就是我的

人事—包括大家的排班、出缺勤、考核都是

總務—基本上肉眼可見的硬體都算 而且主管不喜歡花錢
所以東西壞了最好要能自己修(從電腦到馬桶我都修)

美編—NPO少不了的就是文宣品 所以photoshop和coreldraw都要會有
網頁設計當然也少不了 所以php+mysql也略懂(但真的很沒有美感)

網管—為了省錢當然沒有主機代管這回事
所以機構內的網路建置規劃和架站的server自然是自己來

行銷—這東西也是可大可小 活動一來 所有工作的順序都要被排在這後面
但幸好這部分還有另一位同事協助 才不至於被它壓死

義賣—NPO特有的東西 主管常認為行銷是一體的 事實上完全不是這麼回事
這是一個不難但很煩的工作

社會勞動—這工作很特別 就是一堆人犯了法 但刑責不重 用勞動代替坐牢
而我們的機構正好是社會勞動的執行機構 所以他們也歸我管
少則三四人 多則十幾人 要安排他們的工作還要小心他們違規

以上是我一到機構所接手的工作
順便說一下 那時的薪水是25k 然後試用期三個月要打九折
當正式領25k後兩個月
高層指示要落實會計出納不兼任的原則
所以出納的工作就落在我的身上了 當時的職稱是助理兼總務出納
由於我們的行銷做的也還不錯 加上又常有募款活動 所以每天大約有30-50筆的捐款要做
每天到銀行報到也是少不了的
這段時間大約九點十點下班是常態
加班費？ 我們是NPO 當然不會有這東西了
補休？ 沒錯 我們是用補休的方式 但每天都加班成這樣了 補休也不過是換來更多的加班

大約三個月後 高層發現我的工作好像很多 所以第一次幫我加薪
這時薪水來到3字頭
加薪當然是好事 但主管覺得 既然加薪 工作自然也要多一點才合理
具體增加什麼工作很難說 就是我上面說的「可大可小」部分 從「不是很大」到「很大」
也因此 主管絕大多數的工作都可以用「協助主管」這個理所當然的工作名稱來涵蓋
主管當然也不忘安撫一下我 常會告訴我 視野要拉高一點 要把自已看成是領導者的角色
當時主管正在修管理管相關的課 我猜大概他想要我做到向上管理吧

就在每天被工作追著跑的情形下 很快地 兩年就過去了
組織的規模也開始擴大 終於 我盼來了兩個分擔工作的人 出納和行銷
不是相關背景出身的人 面對一堆財務報表和數字的痛苦終告結束
至於行銷 不提也罷 由於主管認為這是機構發展的重點 因此聘了一個「專員」
起薪32K(比我當時還高) 但由於她「幾乎什麼都不會」 所以她只從我和另一同事手中
接去了一小部分的業務 (不要問我為什麼會用這樣的人 因為我也不知道)
儘管幾乎什麼都不會 但她還是待了一年的時間 但這是後話了

看起來這時候工作似乎少了一點
確實是 但大概維持半年不到
因為高層人事異動 所以整個組織有了新的方向
新的高層將我視為「概念上的」行政組長
何謂「概念上的」？ 因為在組織架構中並沒有這個職位 所以不會有名份
但又需要有這麼一個角色存在 所以新的工作又出現了
從正向的觀點來看 這是上級的賞識
從另一個角度來看 這是壓榨的合理化過程
冠上一個小主管的頭銜 就沒有推掉工作的空間
加薪？ 既然沒有這個職位當然也不會有這個部分的薪水了
在這段混沌的時間裡 我完成了機構內 80%以上的辦法和規章
人事辦法和薪資制度也是在這段時間內完成的
(但在和高層的來來回回及和董事會間的來來回回 一拖也是一年過去了)
正式被正名行政組長和調薪也是半年多前的事了
我已經很難回想這段時間具體做了哪些事了

現在的我 薪資40K(新的薪資制度加上了年資的加給)
職稱是行政組長
實際的工作內容就是上面有提到的部分少了出納和總務(新總務來不到半年)
再加上更完整的人事業務(主管們喜歡稱人力資源管理)
其中最有份量的就是教育練訓
為了節省成本 我們還拿了職訓局的經費來辦
想當然耳 這錢不是伸手就拿得到了
我們通過的TTQS的訓練機構版和企業機構版
(有接觸過的人應該知道 這東西其實不難 但是非常煩)

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落落長說了這麼多
稍稍分享自己在這個工作上心得
其實行政工作要想做的輕鬆 除了自己本身的能力
(從被打斷的狀態下立刻接續之前的工作尤其重要)
小弟認為和同事間的相處絕對是重要的(雖然行政人員也有擺他們道的機會啦)

要說收穫多少 就看每個人如何去看待工作了
如果當成是磨練 我在這工作上的獲得難以估算
畢竟沒有多少做行政助理的可以打電話去橋總統、行政院長的行程
(我同事還要去和大陣仗的國安人員開會 她可是小小社工 不是主管喔)

問我會不會想換工作
其實當然會想 每次工作很煩很累的時候就會有這樣的念頭
但是老實說 以現在台灣的環境
行政工作要超過30K真的不容易
曾經有過一次跳槽的機會(雖然沒有現在40k 但3xK也算可以接受)
通過了第一階段的面試 第二階段的團體面試卻不得不放棄
因為當天有一個很重要的評鑑 而我負責做報告 不能讓它開天窗

要說轉換跑道嘛
比美工 人家多少相關科出身的 光美感和設計能力就大勝
說MIS 台灣一年多少資訊相關科系畢業的人 排都排不到我
說行銷 寫寫企劃很容易 要有創意卻不是我的長處
財會部分更就更不用提了
(結果說一說又變得一無是處了)

也有人說現在這樣的薪水已經很好了
為什麼不知足
嗯... 這部分有很多原因
總是會有職業倦怠的時候
而且 我也不確定這樣的工作量算起來真的只值這樣

結果「晚上想想千條路 早上起來走原路」
現在依然在同一個工作上打拼著
4年多的工作經驗比起版上多數人根本不值一提
但也就是一股衝動想和大家分享罷了









※ 引述《hyun065 (smile )》之銘言：
: 目前工作一個禮拜，是在一家外商公司當行政助理
: 雖說是行政助理，但其實也只是打雜
: 工作內容是:
: 1.接電話
: 2.接待客人
: 3.訂便當
: 4.收信、掃描
: 5.清潔人員沒來的天數要打掃(來兩天)+倒垃圾
: 公司的人說因為我才剛來，有些東西還不會交給我處理
: 而大家都很忙，再加上其他部門跟我所學的完全無關
: 所以也無法幫忙或教我，因此要我自己找事做
: 雖然主管有說以後可能會把網站交給我做，但不知道是何時...
: 前一份工作雖也是行政，但是偏重文書的工作
: 所以很有多事可以做
: 而這裡沒有文書工作，除了以上那些事之外，我真的不知道要做什麼
: 只好整理零食櫃、文具櫃、陽台小花園
: 但，每天在公司9個小時的時間
: 總不會每天都在整理同個地方吧...
: 所以，我還可以做什麼?
: 這間公司的福利很不錯，再加上只做一個禮拜而已
: 所以還沒打算要離職，也說不定會負責某項專業的工作?(網站維護或網路行銷之類的)

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