請問我是不是不太適合這份採購助理的工作 - 加班

雖然沒有很清楚你工作的內容與狀況，但我還是試著提供一些建議給你參考，希望有幫助

一、首先，先把你這四個月中曾經做的工作列出來，列大項就好

二、然後把這些事項填入下面的表格

1.重要性:1~5 最重要是1，最不重要是5
(定義:
- 最重要: 如果這件事你沒處理，公司或是公司的客戶會蒙受損失，你會被炒
- 最不重要: 這件事沒處哩，大家要過1~2個禮拜才會發現，到時候再做也行，沒差
)

2.負責人: 負責這件事情的人
(注意!! 不是負責"做"這件事情的人
而是這件事情出問題，要提頭去給老闆，會被老闆罵到死的人)

3.相關的關係人(stakeholders): 跟這件事有關的人
("有關"的定義: 就是這件事delay或是出錯會被嚴重影響的人以及那個人的主管)

4.要完整的完成這件事所需要的流程
(定義: 從發出需求開始，執行過程中依序需要誰/哪些部門的review或是合作
到最後做審核，審核過才算完成...等)

5. 把4出現的每個步驟，寫出以下的資料
(a) 步驟名稱
(b) 執行所需要的工作天數
(c) 負責部門
(d) 負責人
(e) 負責人的主管
(f) 執行者

我以你之前的PO文中的工作內容舉例

工作的內容大致是：
一、根據公司各個部門的請購需求向供應商下訂單
（如果是沒有買過的東西便請廠商報價、並建立核價單，有些物料要再來回確認版面?

重要性: 2

某部門發 請廠商 建立 向該部 下訂單 交期 (我加的步驟) 建立新廠商的
步驟 請購需求 報價 核價單 門確認 型錄、報價、聯絡方式、訂購單
工作天數 0.5 1 0.5 1 0.5 5 0.5
負責部門 XXX XXX XXX XXX XXX XXX
負責人 X1 Z1 Z1 Z1 Z1 Z1
↑的主管 XX1 ZZ1 ZZ1 ZZ1 ZZ1 ZZ1
執行者 X1 Z1 Z1 Z1 Z1 Z1

stakeholders: X1, XX1, Z1, ZZ1, Y1, YY1...

三、接下來找個時間跟你主管討論一下這些事項的重要性
並且請主管幫你看看你是否有遺漏或是忽略沒寫的地方

四、然後你就可以根據最後完成的表格，擬定工作流程與時間

我以剛剛舉的例子來說明

一、根據公司各個部門的請購需求向供應商下訂單

這樣可以很清楚的知道，完成跟廠商訂購至少需要3個工作天

而真正收到貨品可能要8個工作天才行

也可以很清楚的知道，完成這個工作需要有哪些步驟，每個步驟的相依性是甚麼

跟新廠商訂購之後，記得把他們的訂購單影印一份，並留下該公司的統編、聯絡方式

五、把你這些事項中出現的人(至少負責人要來)抓來開個會
並說明每個工作你這邊需要完成的步驟與所需的時間
然後請大家配合，根據上面的時間"提早"X個工作天發出需求"

1.這邊的X你可以自己算出來
2.之後碰到不合理的要求可以請這些人自己吃自己
3.所以在開這個會的時候，你的主管要在場並且挺你
(你主管要是不當一回事的話，你該說的還是佈達了，之後事情delay你就可以哭說
你之前已經說過了，然後每個事項的優先順序也是主管確定的
你當然先處理最重要的，那些delay或是不可理的要求
只好先擺一邊讓他們自食惡果，不是，是晚一點處理 XD )
4.如果有任何步驟拖延影響到你，那你就看他拖多少時間，你就delay多少時間
(注意!!!! 這邊一定要以信件的時間為證!!!!
對方沒寄信用口頭的方式告訴你，你要主動補寄信並說明清楚!!!
並且明確告知對方因為你的延誤，有可能會造成結果延誤，也要記得寄副本給負責人)
5.之後你可以請那些發需求的人，填寫廠商的訂購單
一方面你不用確認細節，另一方面你也不會訂錯，因為你是根據收到的訂購單下訂的
(簡單來講，你之後不需要浪費時間跟內部確認訂購細節
我相信很常出現那種要訂甚麼講的不清不楚的人，浪費大家的時間
之後你就收訂購單，訂錯跟你沒關係，這樣你未來在這個事項所花的時間就會減少
工作也會更有效率)

六、把你收到的所有工作需求，根據你一開始所列出的大項
一個一個用excel記錄下來，並根據每個步驟，押上應該完成的時間以及真正完成的時間

這樣有幾個好處
1. 你知道目前手上有哪些事正在進行
2. 你知道你目前的工作量是多是少，如果太多，就可以拒絕接受更多的請求
要不然就優先完成重要性較高的事情
之後重要性較低且後進來的事情就延長完成的時間
3. 讓你老闆知道你在忙甚麼
4. 讓你老闆知道你正在處理甚麼事情、甚麼事情待處理、甚麼事情有延誤、為什麼延誤
明天要做哪些事情、為什麼現在忙不過來...等
5. 當你做表格的時候，也可以順便釐清自己負責甚麼與你的責任是甚麼(R&R)

基本上，只要有一個像是Jira的系統就可以做到這些事，但我猜你公司應該沒有

都是用寄信、甚至口頭上吩咐，然後一忙起來，信亂飛不說
很容易遺漏或是忘記一些要做的事情

希望這樣的做事方法可以幫到你的忙 ^^



※ 引述《Teemo5566 (提摩五六)》之銘言：
: 各位板友大家好，我是這篇文章的原PO。
: 我從事這份採購助理的工作已經要滿四個月了，
: 而在工作滿第一個月時再度發文的幾天後，
: 主管便開始教予我做國外訂單的保險、進口報關等工作，
: 其實意外地不如起初想像地那般困難；
: 只是對照於過去工作滿第一個月時，
: 曾再度發文說半年內不會再輕言放棄、以及在工作滿第三個月接受主管考核時，
: 當時仍然抱持著兵來將擋、水來土淹的心態，表示遇到困難就去解決的態度，
: 卻在這要滿第四個月之際有些動搖。
: 此次發文希望各位板友能夠給予我一些建議，
: 以評估目前的工作與未來的職涯規劃，謝謝大家。
: 而會有此動搖，是因為除了許多人都會有的周末收假與早晨醒來抗拒上班的心情，
: 還有我最近做夢都會夢到工作還沒做好、在夢裡想著應該如何處理，
: 接著在半夢半醒之間十分難受，便開始意識到這份工作已經對自己形成不小的壓力。
: 起先主管每當再多教予我一點工作內容時，會關心我還能不能夠負荷？
: 我當時感到工作項目逐漸變多時，強度並沒有太大變化；
: 也就是說，自己其實是有在進步的。
: 而到現在例行性的操作都已經上手了，我卻覺得工作量已經讓我有些吃不消。
: 其實我們公司完全沒有加班文化，其他部門通常都可以準時下班；
: 可是我幾乎每天都會跟生管一起多留一個小時。
: 而碰到月底要幫廠商作請款資料時，
: 我有時候必須要周末加班一整天、或是平日晚上留下來做到十點左右才走。
: 我知道對於許多有加班文化的公司而言是小巫見大巫，
: 可是對於敝公司而言，
: 我其實不知道是自己的能力不足、還是公司的人事組織編制有問題？
: 我常常覺得，坐在我附近的某個部門工作十分輕鬆又尸位素餐
: （舉例來說像是職務明明是行銷，可是實際上工作內容是美編），
: 他們上班幾乎都在聊天，
: 我常常忙得七葷八素、無暇喝水上廁所時，會有一種相對剝奪感；
: 可是我明白是公司願意請他們來尸位素餐又聊天的，
: 所以只能夠用因為他們擁有相關的學經歷與專業而坐得其位來撫自己憤滿的情緒。
: 而每當主管問起各個工作項目的進度、或是別的部門來質問我怎麼還沒做時，
: 我常常悶得只能夠啞巴吃黃蓮，回說：對不起，我待會馬上處理。
: 我常常覺得自己很像站在一棵不停掉落果實的樹下接果的人，
: 樹上的果實其實都已成熟，其實我應該要主動去摘下果實的；
: 可是我做不到，因為我沒有三頭六臂，我只能夠先接住熟到掉落的果實，
: 再等著一顆顆本來應該要用摘的，變成用接的。
: 再者，由於敝公司沒有自己的工廠，為了配合代工廠的儲位與產程變更，
: 明明已經訂好的交期卻要一直改來改去，
: 甚至代工廠跟供應商關係良好還會彼此聯繫，供應商反過來要我確認交期。
: 還有包材的購買，往往因為各部門的作業延宕而請購急促，
: 除了打樣確認事宜繁雜，還要因此一直催逼供應商，常常覺得疲於奔命。
: 還有公司老闆指定要與他的朋友在國外的兒子進口原料，
: 可是對方常常給我們錯誤的文件，以致於進口後貨品與報關、報驗文件不附，
: 動輒請公證人公證、修改進口報單與報驗資料曠日費時。
: 在覺得無法負荷工作量與疲於奔命之際，原料與包材出問題又是家常便飯，
: 必須徹底瞭解問題再思考對應方法、張羅解決辦法與客訴等後續事宜；
: 可是常常不瞭解問題而不知道該如何解決去請示主管時，
: 主管為了訓練我思考解決問題的能力，常常會反問我：你覺得呢？你覺得這樣可以嗎？
: 我常常不知所措，因為我真的不知道。
: 而關於這「不知道」，
: 我又常常搞不清楚是因為腦力用盡而無法再思考、還是我根本就無腦？
: 雖然主管常常跟我說，不要因為他很忙、工作心情不好而不問他問題，
: 可是我漸漸感受到自己會再三思考而不得其解、
: 並趁著主管的狀態是我覺得可以問問題的時候才問，
: 卻又會造成主管會覺得我不懂又不早點問的局面。
: 其實主管人真的很好，他清楚明白我的缺點為何
: （令人覺得過於溫和，不夠強勢而為人所欺、
: 還有在出狀況的當下反應不夠好、不夠確實周到），
: 而他也真的非常有心想要訓練我改善這些特質與能力。
: 我明白大家所說能夠遇到願意用心栽培自己的主管非常難得，應當好好把握；
: 可是對於這份工作的份量與內容，我真的心餘力絀。
: 雖然最近因為我們的競爭廠商出事，連帶地，我的主管工作又變得忙上加忙，
: 所以如果在這個時候因為我的離職而要再帶一次新人，我會有很大的愧疚感，
: 可是我真的覺得我快要不行了......
: 不知道各位板友如今覺得我是不適合做這份採購助理的工作、
: 還是就算去了別的公司，能力也無法勝任？
: 祈請各位板友能夠給我一些建議，以作未來職涯的考慮；
: 謝謝大家撥冗閱讀，祝福大家工作順心、平安康健，謝謝。
: ※ 引述《Teemo5566 (提摩五六)》之銘言：
: : 大家好，我是原PO
: : 距離上次發表這篇文章剛好滿一個月了
: : 想要和曾經關心過的板友報告一下近況
: : 當時底下的每一則留言我都惦記著，也有熱心的板友寄信與我經驗分享
: : 大多數都是鼓勵的，雖然有些比較嚴厲，但都是要我別才做沒幾天就想要放棄
: : 總之非常感謝大家
: : 我也已經上了27天的班了，也領到了傳說中令人感動的第一份正職薪水XD
: : 其實在我工作第九天結束的時候
: : 主管也找我談過萌生辭意的事情
: : 我和主管說明，我發現自己的學習能力與吸收速度慢
: : 所以也沒有把握說即使做久了，工作速度會不會變得快一些
: : 加上以前工讀時自評自己工作細心、負責任
: : 但是這份工作與大學時期的工讀強度差距甚大
: : 在注意力有限的情況下，導致常常犯下低級的疏忽
: : 因此覺得自己不適合這份工作
: : 但是主管說我才工作第九天，怎麼會知道自己到底適不適合
: : 要我好好想清楚
: : 不然就先不要想辭職的事情，先做個半年再說
: : 而主管人真的非常好，他非常有耐心地在教我
: : 雖然上一個助理真的在三天內就可以學會所有的工作內容
: : 但是主管為我安排的近程進度是先做好國內的訂單就好
: : 而工作的內容大致是：
: : 一、根據公司各個部門的請購需求向供應商下訂單
: : （如果是沒有買過的東西便請廠商報價、並建立核價單，有些物料要再來回確認版面）
: : 二、與供應商聯絡
: : （確認廠商是否收到訂單、掌握交期、而交期是否變動與處理變動的後續事宜、
: : 向廠商客訴、要各種資料、當公司其他部門與供應商之間溝通的橋樑等）
: : 三、建立進貨單並確認收到貨品
: : 四、月結某些貨品的未進數量與請款作業
: : 五、許多雜事
: : 而國外的訂單我只會做國外的貨品到港後，通知進貨的後續
: : 還有保險費、貨商費、關稅、報關費等的請款作業
: : 其他像是前面的保險、報關，有時候還要公證
: : 都是主管在自己的工作忙碌之餘還要先幫我做的（實在太感激他）
: : 總之，雖然我還要學習的工作項目非常多
: : （例如上述國外訂單的保險、報關、公證，供應商資料建立與合約管理等）
: : 但是狀況有比到職初期好一些了
: : 像是這幾天處理六月份的請款作業量比剛到職時多了1.5-2倍左右
: : 加上其他要處理的事情也不少
: : 因此工作速度應該是比一開始好一些了
: : 至於通勤問題
: : 這幾天有搬到公司附近了，上班只用五分鐘XD
: : 雖然同事動作還是一樣粗魯、會摔東西
: : 可是我已經習慣一些了
: : 可能是因為搬到公司附近後，租屋處的鄰居更吵、更惱人，小巫見大巫吧QQ
: : 最後，非常感謝當初鼓勵我的板友們、還有我偉大的好主管
: : 至少在半年內，我不會再輕言說想要離職的，謝謝大家。

--