[辦公室狀況 2] 有效的溝通/說服方法 1 - 職場

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By Olga
at 2020-04-26T22:35

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大家好,我是Peter.

[辦公室狀況 1] 建立以結果為導向的心態 & 將處理人的問題視為常態 #1UdoSXRN (
Salary) )後,我將以案例的方式說明實際職場上溝通時的方法及應用.

網頁版:https://link.medium.com/AMoIpoK8Z5



為什麼只討論溝通/說服呢?因為職場上絕大多數的衝突或問題都可以透過改善溝通的方
式解決. 當你改善了溝通的效果後,就解決了8、9成的問題. 剩下會困擾你的大概就是公
司文化、制度等面向,在此先不討論.

前一篇文中有版友回覆「人就是有情緒,抒發完情緒再解決問題,才是人生」我認同這個
觀點,也並沒有鼓勵大家要壓抑自己的情緒(畢竟我自己也是性情中人).

不過可以試著想一下,有多少時候的職場衝突/問題,我們都是先重視自己的情緒/觀點,
而不是先理解對方的情緒/觀點呢?

當你將順序反過來,改為先理解對方的情緒/觀點後,你會發現比較能找到有效的溝通方
式,進而也能解決自己的情緒了.

以下將會以前一篇文章中提到向主管報告的例子做說明:

在我先前隨手舉的例子裡,有版友認為主管的觀點不夠全面,所以向主管提出他的見解.
但沒想到當他向主管提案後,卻反過來被對方責難或是針對.

先說結論:

1)不要預設對方的立場,先去理解或猜測對方的心態與想法

2)第一次的溝通很重要,但後面還是能補救

3)找尋可以影響對方決策的資源/觀點/場合



1)不要預設對方的立場,先去理解或猜測對方的心態與想法

溝通的先決條件就是不要預設對方的立場. 因為每個人的經驗、做事及思考方式都不同,
你在意的點很可能對方根本不在意,在這種前提下溝通等同於白費功夫.

舉例來說,假設主管已經成家有小孩了,他待在公司只是想要穩穩的待著準時上下班. 這
時你提出一個方案雖然可能可以讓公司的業績更好,但提升公司業績不是他待在這間公司
的主因,而你提出的方法反而會增加他的工作量,所以他很有可能會找各種理由駁回你的
提案,不論你的提案再怎麼合理也一樣.

當然,上面只是提出一種可能性(不過應該算是滿普遍的狀況),我想呈現的是:當你沒
有弄清楚對方在意的點的時候,你們之間的溝通很可能就像這樣對牛彈琴或是各說各話,
而這樣的狀況無異於是浪費時間罷了.

但要怎麼做才能知道對方是什麼個性或是在意什麼點呢?

觀察. 觀察其他同事跟他報告時的狀況,觀察他的個性或平常做事的態度與方法等等,像
是:他是否敢承擔責任?做事積極還是保守?喜歡監控還是放任?嘴砲還是真的專業?等
等面向. 我敢說除非你是新人,不然你應該多少知道自己主管的個性或作風. 當你知道他
是保守作風,卻提出「我有一個大膽的想法...」時,無異於是飛蛾撲火,等著被宰.

所以,知己之前,先知彼. 這有助於你思考怎麼跟他溝通/說服的策略.


2)第一次的溝通很重要,但後面還是能補救

第一次溝通的狀況,往往決定了後續的互動模式.

可以思考一下自己的經驗,是不是有些同事可能比較粗心或天兵,你在第一次互動時發現
了這個狀況,之後不管他是否有改進/調整,你還是拿原本對他的看法去衡量他的做事表
現呢?

同樣的觀點可以套用在你跟主管的溝通上.

當你第一次嘗試說服他的時候,因為你沒有抓到他在意的點,所以進行了一場沒有效的溝
通. 可能因為主管事不關己或拒絕溝通的態度激怒了你,讓你更加激動,更想要證明你的
觀點是對的. 但對方會怎麼想呢?

「這個小子有點自以為是」、「這個人好像容易情緒上頭」

秀才遇到兵,有理說不清. 但除此之外,更關鍵的是,你可能會因為第一次的溝通不良,
讓主管對你有先入為主的想法(不管有理的是誰),反而更不利於後續的溝通.

不過即使第一次(或前幾次)的溝通都不順利,雖然可能會增加後續溝通的難度,但也不
是完全沒有解法. 你可以先採用前一點提到的「理解對方的想法」去重新思考後續的溝通
方式,並搭配下一點「找尋可以影響對方決策的資源/觀點」來嘗試.


3)找尋可以影響對方決策的資源/觀點/場合

當我們遇到衝突/糾紛時,常常會陷入一個迴圈:「這是我們兩個人的事,我一定要讓他
聽我的!」但其實回過頭想,你為什麼要定孤支呢?(一對一單挑的台語,是不是暴露年
齡了 )

以前我讀的中學有很多混混,看不爽一個人的時候是圍毆而不是一對一單挑. 雖然現在想
起來會覺得那些圍毆的混混其實很沒種,但其實他們正是「以結果為導向的思考方式」的
實踐者:他們就是要讓你難看,不管這個方式是不是很俗辣.

舉這個例子是想提醒你:你不用一直想著要「自己一個人」說服主管,其實你可以想看看
公司有沒有其他資源(同事、公司方針等等)可以幫你達成目的,像是:

(1)同事

假設你有個比較熟的同事是那個主管的愛將或好友,而你跟那個同事也沒有明顯的派系分
別或是利害關係,這時你可以先嘗試了解那個同事對你提案的看法. 如果他也覺得不錯,
你可以請他找機會幫你跟主管溝通;或是利用公開討論/會議時一搭一唱的形式提出這個
想法,迫使主管或其他團隊成員表達意見或表態. 如果他不願意配合的話,你再找其他同
事或嘗試其他方法.

(2)公司設定的政策/目標

假使你的提案跟改善公司的業績目標有關,而這個目標可能是主管本人,或是他上面的老
闆訂的,你就抓著這個論點跟他談. 因為不管他私下的想法是什麼(如第一點提到的),
表面上他在公司上班就是要盡到他的責任. 所以當你拿高於你跟他的立場,是「公司」的
立場跟他談的時候,就是迫使他思考自己行為的矛盾/合理性,而使他有機會做出比較符
合常規的決定.(對那些連表面功夫都不演,或是繼續鬼打牆的人,就要再想其他辦法了


(3)場合

溝通很重視場合. 就像你在追另一半時不會在嘴裡啃著雞腿時跟對方告白,而是會看狀況
不錯的時候告白. 職場上的溝通也一樣,在不同場景下溝通會有不同的效果.

像是這種涉及主管做事習慣/觀點的議題,比起突然你突然靈光一閃,匆匆忙忙跟他報告
,可能更適合你事先跟主管約一個比較不忙的時間討論.

或是像在第一點「同事」的例子中提到的,比起私下溝通,有時候在公開場合,像是會議
/討論時提出討論,有助於迫使主管為了顧及其他人的想法,而做出一個比較公允的回應.
但公開場合的做法,建議就要事先找好至少一個願意幫腔你的同事,不然只有你自己大
聲疾呼的話,反而很可能造成你被孤立,更不利於你後續在辦公室的處境.


結語

辦公室多數的糾紛/衝突來自於溝通問題,而有效的溝通不需要你八面玲瓏或是壓抑自己
的情緒就能做到. 藉由顛倒思考自己及對方情緒/觀點的順序,配上一些額外的小撇步,
就有機會使你在同樣的辦公室氛圍、成員下,改善溝通的品質及結果.

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Tags: 職場

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