上班一個多禮拜的小業助 - offer

你好


我的第一份工作是業助，第二份工作也是業助，後來不知道第幾份工作也是業助XDDD


看到你這篇，好像看到當年的我自己，於是決定回個文，哈哈


我覺得身為業助，只有一件事情最重要：就是細心、細心、細心！


你現在剛進一週，覺得腦袋快爆炸了忙不過來內心崩潰是非常正常的事～


因為業助就是一個類似超商店員的位置，包山包海什麼都要做，節哀吧(不是這樣用)


我建議你這幾天上班皮都要繃緊一點，看來你的老闆一下子塞給你滿多東西的。


通常才進一週很少讓新人直接開發票......


以下提供我自己的作法給你參考：


1.電腦裡的記事本一定要隨時開著

有些上司/業務喜歡看似聊天實則口頭交代一堆待辦事項

我覺得紙筆寫字太慢，所以後來都把記事本開著，有講到什麼就趕快打字記下來。

一方面我也會把所有當天要做的事情key在記事本裡。

檔名就用日期，當天沒做完的事再另開一個新的隔天記事本記錄進去。

所以我電腦裡有超多月份資料夾......每份資料夾裡都有30個記事本Orz


2.常用聯絡資訊貼在辦公桌

好處是客人打電話來要找上司/業務時，比較不會手忙腳亂東找西找。


3.準備一套接電話SOP

你文內說聽不懂客人在說什麼，是因為講英文而聽不懂還是客戶問產品一問三不知？

如果是國貿術語的英文聽不懂，通常客人打來，是想問

報價(quotation/offer/price list)

船期(shipment date)-ETD/ETA

確認庫存(in stock有庫存/out of stock無庫存/EOL)等等


這部份我建議你上網搜尋一下國貿用語，或看看這個部落格-國際貿易輕鬆學

http://blog.sina.com.tw/aya_trade/

部落格文章有點久了但還是有參考價值。




如果是問產品一問三不知，那不用太擔心，這久了一定都會熟的，

上千種產品不可能每種都熱賣，先挑暢銷品來記。

你觀察一下業務在講產品時是怎麼講的？偷偷學起來。

跟客人講電話時，你目前處理方法正確，先記下對方資料再轉給業務。

不確定的事就不要跟客戶說，畢竟你現在還是新人。

記產品慢慢來沒關係，像我每次都換到不同產業，產品無法累積都要重記QQ





那如果是英文部份要回應的話，我是兩招打遍天下：

Hi! How are you?　ヽ(′∀`)ﾉ

OK. Let me check.　╮(╯∀╰)╭


盡量幫客人查查看他想問的東西，也是一種快速學習的方法～

不過報價部分要特別小心，我建議報價還是留給業務處理。

無法確定的事可以這樣回客戶：

Sorry, I'm not in charge of this part.

I will talk to my boss and get back to you soon.

客人打來的狀況有百百種，你可以先預想幾套萬用回應，會比客人打來才臨陣磨槍好




4.沒事就逛逛ERP系統

我用過正航、鼎新、oracle、SAP...

不知道貴司使用哪一種？不過基本上萬變不離其宗～

你不需要摸透整個系統，只要知道你負責的部份怎麼做就好。

同事在教你使用時，問同事一下看可否邊截圖邊教？

然後用WORD打成一份教學檔案，忘記時就可以看一下，就不需要一直問同事～

一直重複問會讓人覺得你到底有沒有在聽，印象容易變差。


不太建議教ERP系統時用紙筆記，要記的東西太多了啊～～

有時又只要按一個圖案就好，紙筆很難紀錄，截圖+註解存word比較容易記得住。




5.所有文件送出前檢查三遍

key訂單/invoice時要特別注意料號、金額、數量、payment term，尤其金額。

雖然大家都知道要注意但還是難免key錯，所以先訓練自己送出前檢查三遍。

你剛入行，動作慢一點沒關係，總比文件送出有錯誤再被退回好。

除了訂單以外的文件也是這樣處理，細心是可以訓練的。



結論：

做業助真的很吃力不討好啊！

建議你這一行待1~1.5年，再嘗試看看要不要轉國外業務。

一來業助要做的事情多又雜，二來升遷機會有限，薪水上不去。

如果不是耐心的人，這行會幹得很痛苦。



你念應外系的話，英文應該是有點底子，記得要持續精進英文！！

然後產業的話嘛...以後看要不要往科技業找。

傳產跟科技業我都待過～(雖然資歷還不是很深啦)

我自己的感覺傳產除了封閉外，做事也比較死腦筋，然後產品多到不行= =

科技業的風氣我比較喜歡，你以後要換工作可以參考看看。

以上都是個人心得分享，希望有幫到你。

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