要怎麼當一個稱職的秘書??.. - 面試

這是前一陣子在網路上看到的，雖然很爆笑但的確值得參考處
轉貼你參考

原網頁已摘除
http://tw.news.yahoo.com/article/url/d/a/070928/17/lcsp.html

【徵總經理特別助理】

當特助事情很多跟秘書的性質也差不多，不過現在不流行秘書，而且叫秘書，似乎感覺
比較低階，所以，還是稱作特別助理好了。

以下僅列出本公司特助應該需要的部分工作事項，有信心才來應徵，不要亂投信，人事主
管也很忙，當收信人的我也很忙。

1.總經理(以下還是稱老闆比較順口)的行程安排及時間管理：不要讓他亂跑，也不要讓他
太閑，最好多見一些客戶，少在公司開會。尤其要讓重要幹部知道老闆哪裡，不然，員工
會很辛苦，工作也沒進度。

2.重要談話、必要文件及會議資料的整理：老闆記性很好，只是細節沒法記好，妳要幫他
記住細節，提示他。尤其是他做過的決定，不要讓他一直重複提。

3.電話跟訪客管理：過濾大多數不必要的電話，還有不要讓老闆一直講電話。門口還有總
機，大多數的閒雜人等總機會幫你處理。所以，能到妳面前的客人，妳要能分辨是不是老
闆必要見面，這樣老闆才有時間批閱必要文件跟做其他必要的事情。

4.整理好老闆的辦公室，桌上隨時有杯溫茶，讓訪客來時覺得老闆工作謹然有序，並且用
有雍容氣度，不是忙得一團亂的小主管。

5.本公司有生產及行銷兩個事業部門，妳擔任一個橋樑性質的工作，請協調好這兩個單位
的配合，不要事事讓老闆出面處理，傷了大家的和氣。

6.我們只是小公司，妳「不需要」遵循經營方向，擬出各項策略性規劃，並協助各部門策
略執行追蹤並提供建議。妳「只要」負責內控(老闆及主管)、計劃(行程及工作進度)、稽
核(決策跟完成度)就好，特別是行銷、生產及財會不是妳的專長，只要幫老闆留意，不要
幫老闆做決定。

7.對內對外妳都是個門神，不必要的人事物都不要讓老闆煩心。當老闆的位置高看的事情
眼光高且遠。妳要讓總經理像菩薩一樣，不管小恩小願等世俗小事，管好公司的大方向。
現身時要讓員工如沐天恩，出門時讓路人甲們覺得佛光普照就好。至於，哪些事是小事妳
要有判斷能力，不要事事問菩薩。

8.老闆也是凡人，有親戚、有朋友，有更多事業夥伴，還有無數的對手。重要人物的生日
、紀念日等要快快弄清楚，尤其老闆的家人的重要日子，最好一兩週前就要提醒老闆。除
了特別交代的人物之外，其他都是妳要幫老闆打點好的。

9.雖然我們老闆很年輕，管好老闆的健康，提醒他吃飯，泡好茶常常換掉桌上的冷水。必
要時建議他出門旅行，不要讓他參予危險的活動。

10.管好妳的健康，不要讓老闆擔心，讓人事主管擔心，還有讓無辜的可能代班人擔心。



※ 引述《vivianlovee (vivian)》之銘言：
: 過年前我應徵上了一間公司
: 原本是應徵會計
: 但報到時,才知道是當董事長秘書
: 原來那天是董事長幫我面試的~
: 其實我滿害怕的,因為從以前到現在我只有做過會計
: 學歷的勉強可提出來說嘴的,也只是私校會研所
: 最近僥倖考上記帳士
: 這樣的我可以當秘書嗎??
: 每天我得坐在董事長室裡,
: 董事長在訓別人時,也會順便教我
: 但他是一個急性子的人,故講話很快
: 老實講他有一半的事我都聽不懂,也不知道他在講什麼
: 都事後再問同事
: 很可怕...
: 唉..
: 可以請教大家,當秘書要做什麼
: 或者曾遇到過的秘書,她們大都做什麼?
: 一天的流程大概有哪些呢??
: 謝謝...
: ~
: ~

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