職務代理人 - 請假

[原文謹略]

講一下我所屬部門的職務代理人制度：

我在國外業務部，平常每個業務手上的客人是各自處理的，

但是每個客人除了主要負責業務之外，還會有另一個掛名代理人的業務。

代理人除了負責人請假的時候要處理客人所有的信件（包含時效性及非時效性），

而且當主要負責人在處理上有問題時，也是優先找代理人一起討論，然後才找主管。



「時效性」是一個很模糊的概念，妳覺得不急的事情，也許客人就是想要馬上知道，

這個判定不應該是代理人來作，除非妳真的吃不下所有要代理的事情，

但是一定要向對方說明情況並確認是否真的一定要當天有答覆。

尤其是客人來信，至少要回信表示有收到並且會轉答，負責人預計何時回來處理。



把客人延伸到所有往來的對象，其實也是通用的。

妳覺得某些事情不急著處理，但是對方可能手上有很多事情希望能當天解決。

至少要表現出妳有在作「代理人」，而不是一個石頭丟到水裡...沉下去。



另外 aicassia 版友提到的，身為代理人卻完全不清楚對方的工作內容，

妳根本就不應該當對方的代理人！這樣只會把事情弄得更糟。

尤其是出貨這些事情，如果文件弄錯了、順序不對了，後面要彌補就要花錢了。

事倍功半還要冒著賠上公司形象的危險，這划得來嗎？

對於採購這件事情也是，既然公司是要防舞弊，就要徹底執行，

妳應該找採購一起到主管那邊討論，說妳覺得不妥，希望不要當代理人，

或是妳就學會所有採購的工作。


而且妳們的代理人制度還蠻好笑的，妳是代理人，對方請假妳竟然不知道？

請假的時候代理人不用簽假條，那叫做什麼代理人？ @_@

整個在亂搞，快請公司修正代理人制度吧～



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補充說明一下請假的人應該要跟代理人作交接，

包含請假期間一定要處理的事情，和可能需要處理的事情，

也就是所有進行中但未完成的項目，與時效性一點關係都沒有。


代理人就是請假的人的分身，這才叫做代理人。

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